수입 부품 제조 조직+ SHINCHUK
다르게 생긴 인보이스를 같은 전표 자료로
실제 업무에서 만든 변화
거래처별 PDF에서 거래처·품목·금액·통화를 읽고, 누락과 합계 불일치를 확인한 뒤 전표용 Excel과 일일 보고서를 작성했습니다.
이 업무에서 달라진 것
- 월 4,000건
- 건당 3분 → 건당 약 1분
- 월 약 133시간 절감
- PDF의 양식 차이를 담당자가 매번 해석하고 옮기던 과정에서, 표준화된 자료와 확인할 항목을 받는 과정으로 바뀌었습니다.
처리량과 건당 시간 차이로 환산한 수치이며, 기존 사례집의 구축·검증 기록을 기준으로 합니다.
신축 팀의 이전 조직·프로젝트 구축 경험을 포함한 익명 사례입니다.
인보이스 한 장을 읽고, 여러 양식에 다시 적는 업무였습니다.
수입 부품 관련 문서를 처리하는 담당자는 거래처가 보낸 PDF 인보이스를 하나씩 열었습니다. 거래처마다 문서 모양이 달라 필요한 항목이 어디에 있는지 확인하고, 거래처와 품목, 금액, 통화를 찾아야 했습니다.
읽어낸 값은 전표 입력 자료와 일일 보고서로 다시 정리했습니다. 월 4,000건의 문서 처리에서 PDF를 읽는 일과 Excel에 옮기는 일이 반복됐습니다. 핵심은 문서 전체를 텍스트로 바꾸는 것이 아니라, 회사가 사용하는 양식에 필요한 값을 정확히 채우는 것이었습니다.
금액을 읽어냈더라도 합계가 맞는지, 통화와 필수 항목이 있는지를 확인해야 했습니다. 문서별 추출 규칙에 검토 단계를 붙여, 누락과 불일치가 최종 자료에 묻히지 않게 했습니다.
PDF를 읽는 단계와 보고서를 만드는 단계를 연결했습니다
거래처별 문서 분류
수신한 PDF를 거래처와 문서 유형으로 나눴습니다. 서로 다른 양식을 하나의 고정 위치 규칙으로 처리하는 대신, 문서별 처리 규칙을 적용할 수 있게 했습니다.
유형별 PDF 인보이스
업무에 필요한 항목 추출
OCR과 문서 처리 규칙으로 거래처·품목·금액·통화를 추출했습니다. 전표 입력용 양식과 일일 보고서에서 사용하는 항목을 중심으로 결과를 정리했습니다.
표준 항목으로 정리한 추출 결과
필수값과 합계 확인
통화, 필수 항목, 합계를 확인했습니다. 값이 빠졌거나 합계가 맞지 않는 부분을 표시해 담당자가 원본 내용을 확인할 대상을 좁혔습니다.
누락·불일치 검토 항목
전표 자료와 일일 보고서 생성
The source records and review results are attached to this handoff.
확인한 정보를 회사의 전표 입력용 Excel과 일일 보고서 양식에 반영했습니다. 같은 PDF를 다시 열고 여러 문서에 값을 옮기는 작업을 줄였습니다.
전표 입력용 Excel · 일일 보고서
문서를 모두 다시 입력하는 대신, 표시된 값을 확인
문서 읽기와 양식 작성은 시스템이 맡고, 담당자는 누락·합계 불일치와 최종 산출물을 확인했습니다. 이 사례의 산출물은 SAP 직접 입력이 아니라 전표 입력용 자료와 보고서입니다.
PDF의 양식 차이를 담당자가 매번 해석하고 옮기던 과정에서, 표준화된 자료와 확인할 항목을 받는 과정으로 바뀌었습니다.
현장에 남은 결과물
- 전표 입력용 Excel거래처별 PDF에서 뽑은 값을 회사 입력 양식에 맞춘 파일
- 일일 보고서추출·확인한 정보를 다시 입력하지 않고 작성한 보고 자료
- 검토 표시필수값 누락과 합계 불일치를 담당자가 확인할 수 있도록 구분
시스템이 처리PDF 분류 · 항목 추출 · 양식 작성담당자가 확인누락·불일치 확인 · 최종 산출물 검토