자동차 부품 대기업+ SHINCHUK
ERP의 구매 요청이 협력사에 도착하기까지
실제 업무에서 만든 변화
자동차 부품 기업의 구매 담당자가 반복하던 요청 조회, 발주서 작성, 승인 확인과 이메일 발송을 하나의 처리 과정으로 연결했습니다.
이 업무에서 달라진 것
- 월 1,000건
- 건당 15분 → 자동 처리
- 월 약 250시간 절감
- 요청을 읽고 문서를 다시 쓰는 업무에서, 준비된 발주 내용과 예외를 확인하는 업무로 바뀌었습니다.
처리량과 건당 시간 차이로 환산한 수치이며, 기존 사례집의 구축·검증 기록을 기준으로 합니다.
신축 팀의 이전 조직·프로젝트 구축 경험을 포함한 익명 사례입니다.
구매 요청은 ERP에 있었지만, 발주는 담당자의 손을 거쳐야 했습니다.
구매 담당자는 신규 구매 요청을 확인할 때마다 업체와 품목 정보를 찾았습니다. 어떤 협력사에, 어떤 품목을, 얼마나 주문할지와 입고 요청일을 확인한 뒤 발주서를 작성했습니다. ERP에 이미 있는 값도 문서와 이메일을 만들 때 다시 입력해야 했습니다.
발주서를 만들었다고 업무가 끝나는 것도 아니었습니다. 중간 결과와 승인 대상을 확인하고, 승인 내용에 따라 협력사에 보내야 했습니다. 요청 조회부터 문서 작성, 발송까지 이어지는 반복 작업이 월 1,000건 규모로 발생했습니다.
자동화할 범위는 발주서 파일을 만드는 일만이 아니었습니다. 구매 요청의 값이 협력사별 문서와 발송 대상에 이어지고, 담당자의 확인을 거친 결과만 외부로 전달되도록 처리 순서를 구성했습니다.
조회한 값이 발주서와 이메일까지 이어지도록
신규 구매 요청 수집
정해진 주기에 ERP에서 신규 요청을 확인했습니다. 요청에 담긴 협력사, 품목, 수량과 입고 요청일을 다음 처리의 출발점으로 삼았습니다.
신규 요청과 업체·품목 정보
업무 규칙 대조와 발주서 작성
각 요청의 조건을 내부 기준과 대조하고 협력사별 발주서를 준비했습니다. 문서 작성에 사용한 요청 정보가 발송 대상에도 이어지게 했습니다.
협력사별 발주서와 발송 대상
중간 결과와 승인 대상 확인
담당자가 준비된 결과와 승인이 필요한 건을 확인하도록 했습니다. 문서가 생성됐다는 이유만으로 바로 발송하지 않도록 승인과 발송을 구분했습니다.
승인 내용이 반영된 발송 대상
이메일 발송과 이력 기록
The source records and review results are attached to this handoff.
승인된 발주서를 협력사별 이메일로 발송하고 처리 이력을 남겼습니다. 담당자는 발주서 작성과 메일 작성 사이에서 같은 값을 다시 옮길 필요가 없어졌습니다.
발주서·발송 이력
담당자에게 남은 일은 승인과 예외 확인
시스템이 요청 조회와 문서·메일 준비를 맡고, 담당자는 중간 결과와 승인 대상을 검토하는 방식으로 역할을 나눴습니다.
요청을 읽고 문서를 다시 쓰는 업무에서, 준비된 발주 내용과 예외를 확인하는 업무로 바뀌었습니다.
현장에 남은 결과물
- 협력사별 발주서구매 요청의 품목·수량·납기 조건으로 작성한 문서
- 승인 대상발송 전에 담당자가 확인해야 하는 요청과 중간 결과
- 발송 이력발주서 작성 이후 이메일 전달까지 이어지는 처리 기록
시스템이 처리요청 수집 → 문서 준비 → 승인 후 발송담당자가 확인중간 결과 확인 · 승인 대상 판단